Come organizzare il proprio tempo? Bella domanda. È un’arte che si affina giorno dopo giorno. Soprattutto quando la impari sul campo, da freelance.
La prima cosa importante da tenere in mente è che il tempo è uguale per tutti. Ecco perché è un ossimoro credere di poter gestire il proprio tempo. Possiamo però imparare a gestire noi stessi per rendere più produttiva la nostra giornata tipo.
Il nostro obiettivo sarà allora diventare più efficaci e terminare le nostre giornate con soddisfazione e, soprattutto, senza quel senso cosmico di frustrazione o inconcludenza.
Per organizzare il tempo, comincia a semplificare l’ambiente in cui lavori
Come organizzarsi? Fermati un istante e guardati attorno. Com’è lo spazio in cui lavori? Se sei solita lavorare da casa, avrai creato una tua postazione oppure ti adatti e occupi il tavolo della cucina. Tranquilla, io faccio entrambe le cose. Mi piace cambiare.
Se ti sei organizzata con una scrivania in una parte della casa, è importante delimitare gli spazi:
- libera la scrivania e tieni a portata solo gli oggetti che ti servono veramente
- considera di collegarti via cavo alla rete per avere connessione veloce
- sistema in modo corretto l’altezza del monitor e investi in una sedia ergonomica (fa la differenza!)
- prevedi uno scaffale per archiviare nei raccoglitori i documenti importanti
- appendi una bacheca di sughero o una lavagna con le calamite nelle vicinanze per sistemarvi frasi motivazionali, ricevute, password.
Circondati di bellezza e se lavori in cucina non mangiare, concentrati! Potrebbe essere più complicato, ma puoi farcela e sarà un esercizio di resistenza.
In questo caso ti suggerisco di raccogliere tutti gli oggetti che ti possono servire dentro uno zaino che diventerà la tua worky bag, sempre pronta all’uso, anche quando viaggi o devi spostarti e lavorare da remoto mentre sei sui mezzi.
Ora sei preparata per organizzare al meglio il tuo tempo!
Come organizzare il proprio tempo e fare tutto?
Fare tutto e tutto insieme è impossibile. Quindi non pensare a tutte le cose da fare contemporaneamente. Mangia la rana o fai a pezzi l’elefante. Scegli tu! In sostanza si tratta di raccogliere tutti i task della giornata e decidere se cominciare da quelle più noiose, che vorremmo rimandare, oppure da quelle più facili e immediate per avere la soddisfazione di cancellarle dalla nostra lista.
Ecco, le liste o to do list. Sono utili strumenti che, tuttavia, possono indurre a uno stato di ansia perenne che non aiuta certo a essere più produttivi. Per questo lascio a te la scelta:
- scrivere in agenda o su un foglio le cose da fare in ordine sparso e attribuirvi dei numeri che corrispondono all’ordine con cui portarle a termine; oppure
- utilizzare tools come Trello o Todoist per lasciare che sia una app a fare ordine per te.
Una volta che avrai raggruppato le azioni in ordine di importanza, ad esempio, classificandole come “urgenti”, “importanti ma non urgenti”, “delegabili” e “da eliminare”, imparerai a gestire meglio il tuo tempo e a sentirti più soddisfatta.
Un modello simile è la matrice di Eisenhower che ti offre in un’unica tabella a quattro quadranti colorati distribuiti sull’asse delle ordinate (verticale) e delle ascisse (orizzontale) degli spazi da riempire con le diverse attività per dare loro una classificazione.
Come impiegare il tempo?
Come impiegare il tempo può diventare una scienza se comprendiamo come funzioniamo. Abbiamo tutti agende strapiene, ma quali sono le attività davvero importanti? Quelle che ci permettono di migliorare e guadagnare?
Illuminante è stato leggere Una cosa sola, il libro di Gary Keller e Jay Papasan. Gli autori portano a riflettere sulla domanda più importante per organizzare al meglio il tempo e aumentare la propria concentrazione: qual è la sola e unica cosa che posso fare in modo che, facendola, tutto il resto diventi più facile e superfluo?
È questo il principio contenuto nel volume che aiuta a concentrarsi su una sola attività alla volta per ottenere risultati straordinari. Alla base c’è l’idea che siamo stati condizionati da BUGIE, come multitasking, disciplina, volontà inesauribile, mentre la verità è che viviamo troppe distrazioni che ci costano care.
Avere in mente e portare a termine UNA COSA SOLA permette di mettere a tacere i “ladri” che ci rubano tempo ed energia per focalizzarsi su ciò che per noi è importante in quel momento. Ogni giorno dovremmo scegliere LA COSA fondamentale da fare. Così tutto il resto sarà in discesa.
Per vivere in grande è necessario pensare in grande e per pensare in grande occorre RIDURRE. Così le nostre giornate diventeranno straordinariamente produttive.
Come organizzare la giornata
Ecco perché stabilire come organizzare la giornata può diventare il plus che ci aiuta a trovare il focus e a raggiungere più in fretta i nostri obiettivi o, semplicemente, a fare progressi.
Ma tu chi sei? Non è l’ultima battuta di un film di Carlo Verdone, ma la domanda che dovresti porti per capire a quale cronotipo appartieni.
Riformulo la domanda: che cronotipo sei? In Internet trovi diversi siti che trattano di cronobiologia e propongono il gufo o allodola test. In realtà basta che tieni un diario per qualche giorno e annoti se
- sei stanca quando ti alzi al mattino
- ti senti più attiva al mattino o alla sera
- quando hai più concentrazione e vedi che porti più velocemente a termine i tuoi task quotidiani?
Se tendi ad alzarti presto e a rendere di prima mattina, probabilmente sei un’allodola, mentre se prediligi lavorare fino a sera tardi sei più un gufo. Se invece alterni momenti di intensa attività a momenti di stanca a più riprese nell’arco della giornata, appartieni alla grande categoria dei colibrì.
A seconda del cronotipo, puoi allora scegliere come organizzare la giornata per alternare momenti di concentrazione – senza distrazioni per scrivere o svolgere le attività più impegnative – a momenti meno intensi in cui rispondere alle email, fare telefonate, registrare la contabilità.
Non sottovalutare di inserire nella tua pianificazione quotidiana le pause. Sono ristoratrici e permettono di ricaricare le pile.
Se vuoi approfondire questi argomenti puoi ascoltare il 36esimo episodio di News per Freelance o scorrere il feed del mio canale Telegram.